Trước xu hướng phát triển chung của toàn thế giới, đã có một sự thay đổi ngoạn mục trong cách thức hoạt động của văn phòng và nơi làm việc. Sự xuất hiện ngày càng nhiều các công ty khởi nghiệp, với nhu cầu về nơi làm việc thoải mái, tiện lợi và tiết kiệm chi phí. Nếu bạn mơ ước được tận hưởng một môi trường kinh doanh năng động, cho phép bạn tự do làm việc với thời gian và địa điểm linh hoạt, thì văn phòng ảo là mô hình văn phòng bạn nên cân nhắc.
Nhiều người mới thành lập và các công ty khởi nghiệp đã và đang nắm bắt khái niệm văn phòng mới này. Dưới đây là một số điều bạn nên xem xét để biến đổi cuộc sống chuyên nghiệp của bạn bằng cách sử dụng không gian văn phòng ảo. Mô hình văn phòng hiện đại này không chỉ tốt nhất cho người sử dụng lao động mà còn mang lại lợi ích to lớn cho người lao động.
1. Địa chỉ uy tín để gửi thư của công ty.
Văn phòng ảo cung cấp cho bạn một địa chỉ gửi thư chuyên nghiệp. Bằng cách đăng ký một văn phòng ảo, bạn đã tạo ra một văn phòng hiện hữu mà không phải cam kết những nghĩa vụ ràng buộc khi thuê.
Một văn phòng ảo mang đến cho bạn hình ảnh doanh nghiệp đẳng cấp như đang làm việc tại một địa điểm văn phòng thực sự, ngay cả khi bạn không có mặt tại văn phòng trong thực tế – cùng với một địa chỉ thực để trao đổi thư từ. Đồng thời, giảm bớt các công việc hành chính hàng ngày mà bạn phải thực hiện.
2. Tăng qui mô kinh doanh nhanh chóng.
Một lợi thế của văn phòng ảo là người sử dụng lao động có thể tiếp nhận các công việc kinh doanh tại nhà và hoàn thành công việc của nhân viên từ xa. Do đó, lợi ích của việc có văn phòng ảo đóng một vai trò quan trọng khi bạn dự báo tính khả dụng của công ty mình ở nhiều địa điểm.
3. Dịch vụ điện thoại tích hợp tổng đài thông minh.
Khi thuê văn phòng ảo, bạn có thể theo đuổi môi trường văn phòng chuyên nghiệp bằng cách có một số điện thoại, số fax, hộp thư thoại và thậm chí cả một lời chào tổng đài để xử lý mọi cuộc gọi mà không cần lễ tân. Các doanh nghiệp có thể gặt hái thêm những lợi ích của văn phòng ảo như giảm sự can thiệp của con người từ đó giảm thiểu chi phí vận hành.
4. Các dịch vụ văn phòng được đáp ứng tức thì.
Điểm này ủng hộ mạnh mẽ lý do tại sao sử dụng văn phòng ảo khi nhiều người cho rằng có một văn phòng thực, mặc dù công nghệ đã và đang hiện đại hóa mọi khía cạnh kinh doanh. Thiết lập thông thường liên quan đến lực lượng lao động rộng rãi và không gian để đáp ứng mọi người và mọi thứ. Trong văn phòng ảo, bạn có thể đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp thông qua một cú nhấp chuột trong phần mềm.
5. Hộp thư thoại được cá nhân hóa.
Văn phòng ảo cung cấp cho bạn đặc quyền thiết lập một hòm tin nhắn thư thoại ưa thích của bạn để các cuộc gọi liên lạc rõ ràng từ trước với khách hàng trong trường hợp bạn không có mặt. Do đó, lợi ích của việc có một văn phòng ảo làm tăng tương tác với người tiêu dùng của bạn một cách chặt chẽ.
6. Thực hành hiệu quả về chi phí.
Một văn phòng truyền thống có thể khiến bạn tốn một khoản chi phí lớn về nhiều mặt. Bạn phải trả tiền điện nước, mua đồ đạc nội thất, trang thiết bị văn phòng và công nghệ.
Ưu điểm của văn phòng ảo là cắt giảm những chi phí đó và giúp bạn tiết kiệm một số tiền mặt khá lớn, giúp bạn có thể đầu tư vào việc mở rộng kinh doanh trong tương lai.
7. Cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Tìm lại cán cân của sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống là lý do để bạn sử dụng văn phòng ảo. Doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển, thì điều quan trọng là bạn và nhân viên của bạn có thể duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Lợi ích của việc có văn phòng ảo cho phép mọi người làm việc hiệu quả từ không gian an toàn, từ xa của họ, giúp giảm mức độ căng thẳng và cũng có đủ thời gian để dành cho những người thân yêu bên mình.
8. Tiết kiệm nhiều thời gian hơn.
Xu hướng gần đây cho thấy hầu hết nhân viên thích các lựa chọn làm việc tại nhà ngay cả với mức lương thấp hơn, vì nó giảm thời gian đi làm, tiết kiệm chi phí vận chuyển và quan trọng nhất là mang lại sự thoải mái. Do đó, văn phòng ảo mang lại lợi ích cho cả nhân viên và người sử dụng lao động ở tất cả các các khía cạnh của cuộc sống.
9. Tính linh hoạt trong công việc.
Sự linh hoạt trong công việc khiến nhân viên năng nổ, nhiệt tình và yêu thích công việc của mình hơn. Họ coi đó như một đặc quyền đặc biệt được công ty ban tặng để làm việc thuận tiện và thậm chí làm việc khi di chuyển hoặc bằng điện thoại di động của họ. Miễn sao, họ đáp ứng đầy đủ chất lượng và khối lượng công việc được giao. Những ưu điểm như vậy của văn phòng ảo giúp không chỉ tiết kiệm thời gian làm việc mà còn cải thiện thái độ làm việc tổng thể của nhân viên.
10. Nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.
Làm việc tại nhà giúp giảm sự phân tâm và cải thiện sự tập trung trong công việc, và do đó, ngay cả khi bạn làm việc trong một số giờ giới hạn, năng suất của bạn sẽ được cải thiện và cả công ty cũng như bạn đều có lợi về mặt năng suất.
11. Tăng quy mô nhóm.
Không có rào cản về không gian làm việc cố định và các thủ tục pháp lý, bạn có thể dễ dàng tăng quy mô nhóm của mình với những lợi ích của việc có văn phòng ảo. Điều này sẽ tạo ra tác động tích cực đến sự phát triển kinh doanh của bạn cũng như đối với nhân viên và khách hàng của bạn.
12. Bảo vệ môi trường.
Bạn có thể điều hành một công việc kinh doanh mà không gây thiệt hại cho môi trường thông qua sử dụng văn phòng ảo. Giải pháp này cung cấp một môi trường trong lành cho nhân viên bằng cách ngăn họ tiếp xúc với tất cả các loại ô nhiễm bên ngoài, loại bỏ tuyến đường đi làm đầy khói bụi và chật kín người
13. Thu hút những nhân tài giỏi nhất.
Bạn có thể thuê những tài năng tốt nhất mà bạn cần mà không cần đầu tư tiền bạc, động lực tuyển dụng và điều này cung cấp nhiều thời gian để chọn đúng người cho đúng vị trí.
14. Tăng khả năng mở rộng.
Có văn phòng ảo giúp bạn mở rộng và thu nhỏ qui mô doanh nghiệp của mình mà không phải đối mặt với bất kỳ hậu quả nào và giúp phát triển doanh nghiệp của bạn không ngừng.
15. Thiết lập dễ dàng.
Văn phòng ảo rất dễ thiết lập mà không cần phải chi thêm bất kỳ chi phí nào khác ngoài phí thuê trọn gói. Nếu bạn là một doanh nhân thông minh, bạn sẽ tìm đến văn phòng ảo vì nó cho bạn nhiều thời gian để quản lý những thăng trầm trong công việc kinh doanh của mình cho đến khi bạn nắm được sự ổn định.
Chưa bao giờ việc xây dựng một văn phòng công ty, tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp, đẳng cấp, chuyên nghiệp lại đơn giản đến vậy.
