Ngày nay, khi mà nhiều người từ bỏ công việc mà họ coi là “công việc của người khác” thì họ bắt đầu đi tìm và xây dựng “giấc mơ khởi nghiệp” của riêng mình. Nhưng khởi nghiệp dường như là con đường không hề bằng phẳng và dễ đi. Khi bạn phải đối mặt với rất nhiều khó khăn về chiến lược kinh doanh, nhân lực và thậm chí là chi phí ban đầu với nguồn ngân sách ít ỏi.
Đó chính là lý do tại sao các công ty khởi nghiệp có xu hướng tìm đến dịch vụ cho thuê văn phòng ảo. Tuy nhiên, kể từ khi văn phòng ảo ngày càng trở nên phổ biến, đã có một số câu hỏi pháp lý thường khiến các chủ doanh nghiệp do dự và cân nhắc lựa chọn. Và cụm từ “ văn phòng ảo” dần khiến nhiều người đặt ra sự hoang mang về sự hợp pháp của nó do sự phức tạp và nhầm lẫn có thể xảy ra dựa trên luật thuế và đăng ký giấy phép kinh doanh tại Việt Nam.
Hiểu được mối lo trong lòng của bạn, bài viết này sẽ nói trả lời cho thắc mắc trên và hướng dẫn các doanh nghiệp sử dụng một văn phòng ảo thông minh. Dưới đây là một số cân nhắc pháp lý cần suy nghĩ trước khi đầu tư vào văn phòng ảo:
Những vấn đề pháp lý xung quanh cụm từ “văn phòng ảo”
Văn phòng ảo chủ yếu được sử dụng để cung cấp cho khách hàng và đối tác địa chỉ doanh nghiệp, từ đó giúp mọi người thấy rằng công ty đã được thành lập đầy đủ với sự hiện diện tại địa phương. Nhiều công ty có thể không cần đến một văn phòng truyền thống để thực hiện các công việc kinh doanh của mình, từ đó các doanh nghiệp bắt đầu đặt hai loại văn phòng này lên bàn cân để so sánh và họ nhận thấy việc thuê không gian văn phòng truyền thống đem đến cho họ ít lợi nhuận hơn. Hơn thế nữa, hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh.
Cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để thành lập công ty
Đầu tiên, để thành lập công ty bạn cần lựa chọn một địa chỉ uy tín để làm địa chỉ kinh doanh cho công ty. Bạn có thể nghĩ rằng sẽ tận dụng nhà riêng để tiết kiệm chi phí nhưng các địa chỉ nhà thường khó khăn khi đi xin cấp giấy phép kinh doanh. Vì vậy, hãy tìm đến các văn phòng ảo uy tín để làm trụ sở công ty. Tại đây, các loại văn phòng này thường có dịch vụ pháp lý hỗ trợ doanh nghiệp thành lập công ty. Việc của bạn là chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết để bắt đầu cho cánh cửa khởi nghiệp trước mắt.
Khi bạn đã sẵn sàng để xin giấy phép cho công ty của mình hoạt động tại văn phòng ảo, bước đầu tiên của bạn là quyết định loại giấy phép nào bạn cần. Cách tốt nhất để làm điều này là liên hệ với cơ quan cấp phép thành phố hoặc quận. Cơ quan có thể cho bạn biết nếu bạn cần giấy phép và những điều kiện bạn cần đáp ứng. Bạn cũng nên hỏi xem có bất kỳ luật duy nhất nào áp dụng cho công ty của bạn tại văn phòng ảo không và liệu bạn có cần phải trả thuế kinh doanh hoặc thuế bán hàng hay không.
Điều tốt nhất khi vận hành công ty của bạn tại văn phòng ảo là bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu. Tuy nhiên, bạn sẽ cần một địa chỉ hoạt động thực tế, nơi bạn có thể lấy các giấy tờ quan trọng như giấy phép kinh doanh và thư từ, thông báo từ các cơ quan nhà nước như Chi Cục Thuế, Bảo Hiểm Xã Hội, ….
Khi bạn đã xác định cơ sở hoạt động thực tế của mình, bạn có thể đăng ký bất kỳ giấy phép hoặc giấy phép nào cần thiết cho công ty của bạn. Trong đơn xin cấp phép, hãy liệt kê địa chỉ mà bạn đã chọn để lấy các tài liệu chính thức, nhưng hãy đảm bảo rằng công ty của bạn chủ yếu được điều hành từ một văn phòng ảo.
Xử lý các vấn đề về Thuế
Theo Sở Kế hoạch và đầu tư TP HCM cho biết, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh vì Sở không thể kiểm tra xem hình dáng trụ sở ra sao, cũng không có lý do để từ chối cấp phép sử dụng địa chỉ “văn phòng ảo”, và không quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở.
Các quy định về thuế khác nhau theo từng quốc gia, vì vậy trước khi thiết lập văn phòng ảo, bạn cần đảm bảo rằng bạn được thông báo về các quy tắc và quy định của quốc gia đó. Tuy nhiên, luật thành lập doanh nghiệp ở Việt Nam tương đối phức tạp so với các quốc gia khác.
Văn phòng ảo hiện đã trở thành một thuật ngữ được chấp nhận rộng rãi trên toàn cầu. Thông qua Văn phòng ảo, bạn có thể mở rộng doanh nghiệp của mình trên toàn cầu, nơi khách hàng tiềm năng của bạn sinh sống. Đối với Địa chỉ ảo và Số điện thoại ảo, bạn có thể nhận được sự tin tưởng của khách hàng ở Việt Nam và với tài khoản ngân hàng ở Việt Nam, bạn có thể thực hiện các giao dịch trên toàn cầu.
Một số chuyên gia pháp luật kinh tế nhận xét, hiện việc cho thuê văn phòng ảo là không trái pháp luật. Do đó, nếu cho rằng việc tồn tại mô hình “văn phòng ảo” sẽ gây trốn thuế, gây ra tình trạng lợi dụng mua bán hóa đơn thì cơ quan quản lý phải chứng minh bằng số liệu thực tế. Nếu chúng ta vì lo sợ “văn phòng ảo” gây ra khả năng trốn thuế mà từ đó siết quy định về trụ sở đối với mô hình “văn phòng ảo” thì chưa đủ sức thuyết phục và có thể ảnh hưởng đến những doanh nhân chân chính.
Văn phòng “ảo” hay “thật” không quan trọng bằng việc DN hoạt động như thế nào. Do đó, vấn đề cốt lõi là quản lý con người chứ không phải quản lý trụ sở.
Nhưng có một quy định mang tính chính thống cũng là điều cần thiết, vì nó gạt bỏ được những nghi ngại của cơ quan quản lý. Điều này hoàn toàn phù hợp với tinh thần cởi mở mà dự thảo Luật doanh nghiệp sửa đổi đang hướng tới.
Một số lưu ý khi lựa chọn văn phòng ảo
– Tìm hiểu thật cẩn thận công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Vì đây là một dịch vụ chưa có quy định thật sự rõ ràng nên việc bạn chọn một công ty uy tín là rất cần thiết. Tốt nhất bạn nên tìm đến các công ty lâu năm và đã có thương hiệu trên thị trường.
– Hiểu thật chính xác những gì nhân viên tư vấn truyền đạt. Nếu bạn không hiểu hoặc thắc mắc bất kỳ điểm nào về dịch vụ thì phải hỏi rõ ngay.
– Hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Mặc dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp, tuy nhiên thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Nên việc thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp luật là nghĩa vụ cần phải được thực hiện.
Bạn đã sẵn sàng để Tìm Địa chỉ ảo, Hộp thư hoặc Văn phòng Mới của mình chưa?
Chúng tôi có đúng những gì bạn đang tìm kiếm! Chúng tôi luôn đem đến giải pháp văn phòng thông minh phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Chúng tôi cung cấp một loạt các gói Văn phòng ảo được thiết kế để mang đến cho bạn tất cả các lợi ích của văn phòng truyền thống với chi phí chỉ bằng một phần nhỏ.
>>> Xem thêm: Văn phòng ảo quận 1 uy tín
Chúng tôi dẫn đầu trong không gian làm việc ảo ở TP. HCM vì chúng tôi có cách tiếp cận toàn diện và sáng tạo đối với không gian làm việc phi truyền thống. Có một văn phòng ảo nghĩa là gì? Nó khác gì với văn phòng truyền thống?
Nó sẽ thay đổi công việc kinh doanh và cuộc sống hàng ngày của bạn như thế nào? Để tìm hiểu thêm, đừng ngần ngại nhấc máy lên và gọi cho chúng tôi để biết thêm về một trong các dịch vụ có thể phù hợp với bạn. Chúng tôi tin rằng bạn sẽ hài lòng với dịch vụ cũng như sản phẩm của mà chúng tôi mang lại.
