Trước xu hướng phát triển với tốc độ chóng mặt của công nghệ, dẫn đến sự thay đổi lớn trong cách thức hoạt động của nơi làm việc. Với sự tăng vọt số lượng các công ty khởi nghiệp mới mỗi ngày, nhu cầu về địa điểm làm việc chuyên nghiệp, thoải mái và tiết kiệm chi phí ngày càng cao.
Nếu bạn mơ ước được tận hưởng một môi trường kinh doanh không căng thẳng, với thời gian và địa điểm linh hoạt cho phép bạn làm việc một cách tự do, thì văn phòng ảo là điều bạn nên cân nhắc. Nhiều doanh nghiệp nhỏ & vừa, thậm chí là các công ty khởi nghiệp đã và đang nắm bắt xu hướng mới này.
Dưới đây là một số điều các chủ doanh nghiệp nên xem xét để chuyển đổi cách thức hoạt động linh hoạt của họ bằng cách sử dụng không gian ảo. Kiểu văn phòng này không chỉ đem lại nhiều ưu điểm hướng tới người sử dụng lao động mà còn cho người lao động. Hãy cùng i-Office tìm hiểu về khái niệm văn phòng ảo và văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh không?
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là một loại hình dịch vụ chi phí thấp, tạo điều kiện cho doanh nghiệp điều hành công ty từ xa trong khi vẫn duy trì một địa chỉ hoạt động đầy uy tín để giới thiệu với khách hàng và đối tác của bạn. Các dịch vụ bao gồm địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp, dịch vụ chỗ ngồi làm việc được linh hoạt theo giờ hoặc theo ngày, dịch vụ tổng đài điện thoại.
Văn phòng còn được trang bị phòng họp, khu vực tiếp khách với không gian xanh. Bưu phẩm hoặc thư gửi đến cũng được thông báo đến bạn ngay khi nhân viên của chúng tôi nhận và lưu trữ cẩn thận.
Các tài liệu này cũng có thể được gửi chuyển phát nhanh theo yêu cầu hoặc có sẵn tại văn phòng để bất cứ lúc nào bạn cũng có thể đến nhận, tùy theo bạn chọn.
Những ưu điểm tuyệt vời khi sử dụng văn phòng ảo thường bao gồm:
- Biển hiệu công ty
- Địa điểm giao dịch của doanh nghiệp với địa chỉ xác nhận
- Tiếp nhận thư từ, bưu phẩm và lưu trữ cho quý khách hàng.
- Thay đổi quy mô một cách linh hoạt
- Nhân viên hỗ trợ và đại diện cho doanh nghiệp
- Tổng đài ảo giúp chuyển hướng cuộc gọi về khách hàng
- Trang bị phòng họp, phòng tiếp khách sang trọng, hiện đại
- Cơ hội mở rộng các mối quan hệ kinh doanh tại không gian văn phòng chia sẻ trong hệ sinh thái khách hàng của chúng tôi
Đối với các doanh nghiệp/cá nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh và chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn, thì việc sử dụng văn phòng ảo là hết sức hợp lý và tiết kiệm chi phí.
Sử dụng văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh không?
Văn phòng ảo mang lại một số lợi ích cho các doanh nhân, công ty mới thành lập và doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những người kinh doanh tại nhà hoặc hoạt động không có mặt bằng thương mại. Một trong những lợi thế đó là văn phòng ảo có thể được sử dụng như một văn phòng đã đăng ký, miễn là địa chỉ đó tuân thủ các yêu cầu pháp lý đã đặt ra.
Sử dụng văn phòng ảo làm văn phòng đã đăng ký là một giải pháp thực tế và hiệu quả về chi phí cho các công ty TNHH và công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn (LLP), mang đến cơ hội thiết lập hình ảnh công ty chuyên nghiệp, giữ thông tin địa chỉ nhà riêng không bị công khai và đáp ứng nhu cầu xuyên thay đổi linh hoạt của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ cảm thấy rằng họ cần một địa chỉ gửi thư thực để ký kết doanh nghiệp của họ. Nó cung cấp cho họ hai lựa chọn. Đầu tiên là sử dụng địa chỉ nhà của bạn. Thứ hai là tìm một không gian văn phòng truyền thống với một địa chỉ thực. Tuy nhiên, cả hai đều không thể là một lựa chọn tốt.
03 điều kiện để xác định địa chỉ văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh:
- Doanh nghiệp phải sẵn sàng nhận thư từ tại địa chỉ này.
- Nó phải là một địa chỉ đường phố thực, nghĩa là nó không thể là một hộp thư bưu điện (PO Box).
- Nếu doanh nghiệp không sử dụng tài sản thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của chủ sở hữu.
Theo lý do này, có vẻ như một công ty được phép sử dụng địa chỉ ảo làm văn phòng đăng ký, miễn là nó đáp ứng các tiêu chí nêu trên. Địa điểm kinh doanh chính của tập đoàn là địa chỉ chủ yếu thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Nó cũng phải là một địa chỉ đường phố thực, nhưng sẽ rất khó để một công ty chứng minh với cơ quan nhà nước rằng các chức năng kinh doanh của họ diễn ra tại vị trí của địa chỉ ảo của nó. Trên cơ sở đó, cần nhớ rằng một địa chỉ ảo không thích hợp để được sử dụng làm địa điểm kinh doanh chính của công ty.
Các tiêu chí để lựa chọn một văn phòng ảo.
Thay vì đăng ký kinh doanh bằng địa chỉ nhà riêng hoặc tìm không gian văn phòng truyền thống với mức chi phí cố định khổng lồ, nhiều doanh nghiệp nhỏ chọn sử dụng văn phòng ảo. Trong hầu hết các trường hợp, văn phòng ảo được cung cấp địa chỉ đường phố, đăng ký dịch vụ, định tuyến thư và các dịch vụ kinh doanh khác. Khi đánh giá các lựa chọn văn phòng ảo, các chủ doanh nghiệp nhỏ nên làm như sau:
- Tính hợp pháp và bền vững của loại hình dịch vụ này: Xác minh rằng nhà cung cấp văn phòng ảo đã hoạt động hơn năm năm và đã có nhiều báo cáo đánh giá tốt của khách hàng.
- Một số chia sẻ một không gian văn phòng ảo. Xác nhận có bao nhiêu công ty khác – và những loại nào – được liệt kê tại cùng một địa chỉ. Trong tình huống này, danh tiếng của một doanh nghiệp nhỏ sẽ không bị tổn hại khi cùng địa chỉ với các doanh nghiệp tai tiếng và làm ăn không chân chính.
- Xếp hạng SEO của văn phòng: Ngoài địa chỉ đường phố, hãy đảm bảo bạn có số tầng cụ thể. Điều này quan trọng nếu một công ty muốn giới thiệu trong Google Doanh nghiệp của tôi.
- Dịch vụ nhân viên lễ tân chuyên nghiệp: Nhân viên lễ tân chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản, thông thạo nhiều ngoại ngữ. Được đánh giá cao về nghiệp vụ và tận tình với công việc.
- Nhiều sản phẩm dịch vụ và cơ sở vật chất: Kiểm tra những dịch vụ kinh doanh nào khác được cung cấp, chẳng hạn như biên nhận và định tuyến thư, lời chào tổng đài và tính khả dụng của không gian làm việc chung, văn phòng làm việc linh hoạt và phòng họp riêng tư và hiện đại. Chúng tôi thường quan trọng khi một doanh nghiệp phát triển và mở rộng.
Bên cạnh đó, đối với các công ty nước ngoài muốn đầu tư vào Việt Nam thì việc đầu tiên họ quan tâm chính là địa chỉ. Các doanh nghiệp nước ngoài có thể thuê văn phòng thông thường hoặc văn phòng ảo làm địa chỉ kinh doanh nhưng văn phòng ảo là lựa chọn hoàn hảo để thành lập công ty thương mại ở Việt Nam vì chi phí thuê, nhân viên và thiết bị trong một văn phòng thông thường cho một doanh nhân mới thành lập hay đơn lẻ lớn hơn rất nhiều so với chi phí thuê dịch vụ từ một văn phòng ảo hoạt động tốt. Và bạn sẽ chỉ trả tiền cho các dịch vụ mà bạn sử dụng.
Việc thành lập công ty thương mại tại Việt Nam không bắt buộc phải có một văn phòng thông thường hoặc nhân viên và thiết bị với chi phí cao, chỉ cần một địa chỉ kinh doanh để đăng ký thôi. Nên, văn phòng ảo là địa chỉ kinh doanh hoàn hảo để thành lập công ty kinh doanh tại Việt Nam.
Bạn đã sẵn sàng để Tìm Địa chỉ Ảo, Hộp thư hoặc Văn phòng Mới của mình chưa?
Chúng tôi có đầy đủ các dịch vụ – những gì bạn đang tìm kiếm! i-Office phục vụ các công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp vừa và nhỏ trong khu vực TP.HCM, Việt Nam. Tại i-Office, chúng tôi cung cấp một loạt các gói Văn phòng ảo được thiết kế để mang đến cho bạn tất cả các lợi ích của văn phòng truyền thống với chi phí chỉ bằng một phần nhỏ.
Có một văn phòng ảo nghĩa là gì? Nó sẽ trông như thế nào để có một cái? Nó sẽ thay đổi công việc kinh doanh và cuộc sống làm việc hàng ngày của bạn như thế nào? Chúng tôi dẫn đầu trong không gian làm việc ảo ở TP.HCM vì chúng tôi có cách tiếp cận toàn diện và sáng tạo đối với không gian làm việc phi truyền thống. Để tìm hiểu thêm, sắp xếp đặt lịch hẹn cho chuyến tham quan miễn phí hoặc hỏi về một trong các dịch vụ có thể phù hợp với bạn, hãy liên hệ với một trong những nhân viên tuyệt vời của chúng tôi tại i-Office để biết thêm thông tin.
